La formation SIFAC

Les supports de formation

Formation réferentiels 3 nov 10
Formation tiers 8 oct 10
Formation mission 27 oct 10
Formation Dépenses 27 oct 10
Formation Marchés 17 nov 10
Formation Gestionnaires Polyvalents journée 2

Le calendrier des formations

pour obtenir le calendrier, cliquez ici

Un Plan de formation personnalisé de grande envergure

« Les formations à venir pour accompagner l’installation de SIFAC s’inscrivent pleinement dans la politique de formation mise en place pour les personnels de l’établissement, souligne Dominique Escalier, Directrice des Ressources Humaines. Ainsi, le budget global de formation a été augmenté cette année de 140% par rapport à 2009. Des parcours différenciés vont être créés en synergie avec la Direction des Affaires Financières et l’Agence comptable, adaptés aux profils des futurs utilisateurs de SIFAC. Leur durée et leur contenu seront chaque mois très spécifiques. Pour s’y préparer, des personnels de l’établissement ont déjà suivi la formation de formateurs organisée par l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements).

Calendrier des formations des utlisateurs SIFAC

Les sessions de formation se tiendront entre octobre et mi-décembre 2010. Les dates plus précises seront publiées en temps utile.

D'ores et déjà, sachez que les sessions de formation comprendront à la fois des apports théoriques "métier" et la réalisation pratique des opérations sur SIFAC. Elles seront organisées en fonction de groupes homogènes de gestionnaires, par métier. De cette manière, les échanges lors de la formation seront favorisés et le contenu sera pertinent pour l'ensemble du groupe.

Aides au démarrage

Une cellule d'assistance spécifique de trois experts sera créée et opérationnelle au démarrage de SIFAC.

Cette cellule organisera dès la mise en place de SIFAC en janvier 2011, des ateliers « concrets » (passation des commandes, missions, …) sur site, (une journée par semaine par campus) dans une salle informatique de chaque Campus, de façon à assurer un tutorat des gestionnaires qui désireront s'y rendre pour passer leurs commandes, missions, etc. en étant aidés.

Formation Transverse : 7 au 11 décembre 2009 (3 personnes – 4 jours)
Formation Tiers : 3 février 2010 (3 personnes – 1 journée)
Formation Comptabilité analytique : 4 et 5 mars (1 personne – 2 jours)
Cursus Ordonnateur : 22 février au 5 mars (7 personnes – 10 jours)

Cursus Comptabilité : 26 au 7 mai 2010 (5 personnes  - 10 jours)
Formation Marchés : 23 au 25 juin (2 personnes – 3 jours) / 7 au 9 juillet 2010 (2 personnes – 3 jours)
Formation Conventions : 2 au 4 juin 2010 (4 personnes – 3 jours)

+ Quelques formations spécifiques Régies, clotûre…
Des ateliers sont organisés tous les 15 jours (mercredi) sur le campus de la Timone. Présentation et tests des supports de formation, modes opératoires, fiches de procédure…

Les formations des utilisateurs se dérouleront d’octobre 2010 à mi-décembre 2010.

"Çà y est, les formations des utilisateurs SIFAC ont débuté depuis le 11 octobre !
Côté logistique, organisation : calendrier, salles, installation de SIFAC impliquant la DOSI et le pôle gestion des compétences "

Elles se sont déployées sur la période octobre/novembre/décembre et continueront à courir sur le début de l’année 2011.
Un important dispositif, à la hauteur du projet, a été mis en oeuvre. Une vingtaine de formateurs issus des composantes et des services centraux sont mobilisés, en plus de leurs fonctions habituelles :

• formation au logiciel auprès de l’AMUE,
• adaptation des supports aux différents profils de notre établissement (gestionnaire qualifi é, polyvalent, cellule tiers, contrats, comptabilité,…),
• écriture des procédures,
• réalisation et test des « pas à pas ».

En effet, cette formation n’est pas seulement une formation « outil » mais également une formation « métier » permettant à chaque personnel impliqué dans les tâches fi nancières et comptables d’acquérir ou de mettre à jour ses connaissances en conformité avec le niveau de compétences attendu par l’établissement.
Au total, ce sont près de 200 personnes qui auront participé à ces stages d’une durée moyenne de 4 jours, avec 19 animateurs, sur l’ensemble des campus de l’Université.

Dés la mise en place de SIFAC en janvier 2010, des ateliers « concrets » (passation des commandes, missions, …) seront organisés sur sites et une cellule d’assistance sera créée.

Témoignages

Nelcie Ferrere, Responsable Antenne financière Médecine et Martine Quessada, Gestionnaire d’une unité de recherche ont donc participé à la formation du « cursus ordonnateur » (Budget, recette, dépenses, missions…) qui s'est déroulée à Montpellier du 22 février au 5 mars : « une formation longue, (15 jours), dense et intensive.». Elles nous font part de leurs appréciations et du rôle qu'elles vont avoir dans quelques temps en tant que formatrices.

En tant que formatrices quel va être votre rôle ?

Il va être multiple :

• proposer des formations par type de public qui devront être proches du terrain + piqûres de rappel sur les règles des finances publiques  

• simplifier l'accès à SIFAC par un paramétrage personnalisé en fonction du rôle de chaque utilisateur,

• par conséquent, nous organiserons des formations adaptées à ces rôles.

• encadrer et accompagner l'ensemble des stagiaires, être disponibles pendant et après les formations afin de répondre aux éventuelles questions et difficultés rencontrées et de permettre à tous les futurs utilisateurs d’appréhender l’outil avec une approche sereine.

• communiquer régulièrement à l’égard des futurs utilisateurs, (mise en place fiches techniques, instauration d’un système de référents, FAQ sur l’ENT…)

• motiver tous les personnels impliqués dans ce changement de logiciel grâce à notre bonne humeur et notre dynamisme ! » Disent-elles en cœur.